做不到这5点,开会就是浪费时间

陈春花
做不到这5点,开会就是浪费时间

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明确主题,解决问题

首先第一个要求,无论开任何的会议,核心是什么?是解决问题。你如果想把会议开好,在方法论上来讲,会议必须拿来解决问题,会议不是拿来讨论问题的,一定要明确。

因此,会议必须要有一个很明确的主题,而且所有围绕这个主题的资料是要提前准备的,(投黑马Tou.vc专注于文创领域的众筹平台)没有准备的会议就不要开,这是一个非常明确的要求。

没有准备好这个问题,没有准备好为解决这个问题的所有支撑材料,大家记住,会议不要开。因为如果这个方法论不做好的话,这个公司的整个效率都会低下。

会议的工作方法决定公司两件事情,一个是效率,一个是品质。工作效率和工作品质就由会议方法论决定,一定不要小看这个会议的方法论。

所以,我们第一个要求,就是会议一定是解决问题的,所以必须沿着主题来准备所有的材料。

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明确主持人

第二个要求,要有一个明确的主持人。不要认为这是一个小事情。开会谁来做主持人?

一般来说解决问题的负责人,他来做主持人,他才会想尽办法让这个会议有结果。

如果换一个不是在这件事情要解决问题的那个负责人,他就按流程把会议主持完,但是他绝对不关心会议的结果拿不拿到,他只是满足于把会议结束完了,然后就结束掉了。

我们在方法论上这是一个极大的错误。而且很多公司的会很喜欢让老板来主持,我建议除了战略会之外,老板都不要主持,因为只有战略这个会是老板的责任,其他的会都是别人的责任,应该让别人去做。

比如说产品会、经营会,其实都不需要老板主持,就应该是那个负责人去主持,所以这就叫主持人。

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明确时间

第三个重要的要求是什么?是时间。

所有的时间要约定下来,这个时间里面包括四个时间:

1. 开始和结束时间。大家记住,会议一定是约定开始和结束的时间。

2. 发言的时间要确定下来。

3. 与会者决议达成共识的时间。

4. 行动方案确认的时间。我最怕大家开会就是只出一个决定,这样远远不够,一定要把行动方案也要确定下来,就是做什么不做什么,都要确定下来。(投黑马Tou.vc专注于文创领域的众筹平台)因为我们现在讲的是工作会议,所以时间非常重要。

还有一个特别请大家注意的,一个有效的会议建议不要超过30分钟,最长就是40分钟。

很多公司最喜欢开的都是几个小时的会,一开就是开一天的,只有什么时候开那么长的会议?一个是战略会议,战略会议一般会封闭两三天,一个就是你们的半年度会议或者是年度会议。除此之外你的日常会议,都不要超过40分钟。

知道为什么要这么短吗?

两个原因,第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位,开得越长,公司的成本越高。

第二个就是长的会议不解决问题,解决问题的会议跟时间长度没关系,跟什么有关系?

跟前期准备有关系。前期准备得越充分,会议效率就会越高。它不在于你开会多长时间,其实比较在于前期的准备,所以日常会议一定要短。

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谈行动方案

而不是问题

第四个要求,大家一定记住开会的核心主要谈行动方案。因为要解决具体问题,(投黑马Tou.vc专注于文创领域的众筹平台)主要谈行动方案,不是谈观点,也不是谈问题,就是要谈行动方案。

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会议要得出结论

最后一个要求就是会议开完了,一定要下结论。我就给大家一个建议,能不能够把会议都调成我们现在要的样子。日常会议开完大家都清楚要做什么,然后就去做了。

(文章来源于:春暖花开摘编)